Postrückläufermanagement

Unterschiedliche Möglichkeiten der Postrückläuferbearbeitung

Die Bearbeitung von Postrückläufern ist auch heute noch ein oft aufwändiger Ablauf. Um der Aufgabe Herr zu werden, setzen Unternehmen unterschiedliche Lösungen ein.

Erfolgreiche Unternehmen aus allen Branchen vertrauen auf uns

Postrückläuferstrategie: unterschiedliche Prozesse, gleiches Ziel

Die eingesetzten Postrückläuferprozesse sind so unterschiedlich wie die Branchen und Techniken im Markt. Einen Standard für alle gibt es nicht. Die Strategien und Prozesse Ihres Unternehmens unterstützen wir als Datenspezialisten – indem wir die Daten liefern oder, wenn Sie möchten, sogar den gesamten Postrückläuferprozess nahezu vollständig automatisiert übernehmen.

Alle Postrückläuferprozesse verfolgen im Grunde die gleichen Ziele: die Information zu einem Postrückläufer in bestehende IT-Systeme (CRM/ERP) zu übernehmen, um sie für anstehende Folgeprozesse zu verarbeiten. Und den (verlorenen) Kunden oder Schuldner erfolgreich und effektiv zu recherchieren, um ihn wieder postalisch erreichen zu können.

Im Detail weichen Ausgangslage und Ziele je nach Kundensegment und Vorgang ab. Daher analysieren wir Ihre bestehenden Retourenabläufe und beraten Sie. Wir geben Ihnen einen kleinen Überblick über die vielfältigen Möglichkeiten für Ihr optimales Postrückläufermanagement.

Postrückläufer vermeiden

Wenn Sie Postrückläufer (PRL) vermeiden möchten: Pflegen Sie regelmäßig Ihren Kundendatenbestand. Einfach und schnell geht dies mit Umzugsdatenbanken. Sie geben Auskunft über Personen, die z.B. einen Nachsendeantrag gestellt haben. Ihr Vorteil: Diese Maßnahmen sparen erhebliche Ressourcen ein, denn Sie vermeiden damit einen Teil der sonst produzierten Rückläufer.

Wir bieten dazu folgende Präventivmaßnahmen

Kontinuierliche Stammdatenpflege

Regelmäßige Prüfung Ihrer Kundenstammdaten auf verzogene Kunden und Prüfung der postalischen Erreichbarkeit vor Versand.

Aktionsbezogene Prüfung

Oft ist es für Unternehmen leichter, erst kurz vor dem Briefversand einen Umzug und die Zustellbarkeit eines Briefes zu prüfen.

Analoge Postrückläuferbearbeitung

Hausinterne Bearbeitung mit eigener Systemlandschaft und Personal

Dies ist die bisher noch am häufigsten auftretende Form der Bearbeitung von Retouren. Hier bieten wir neben individuellen Schnittstellen für den Datenaustausch auch Einzelplatzlösungen. Dabei liegt unser Fokus stets auf einfacher und schneller Adressermittlung. Und Sie behalten immer den Überblick über Ihre Anfragen und Auskünfte.

Einsatz eines Dienstleisters für die physische (papierhafte) Bearbeitung

Wir stellen sicher, dass unsere Lösungen nahtlos in den Prozess Ihrer Dienstleister eingebunden werden. Dabei profitiert Ihr Dienstleister von unseren speziellen Anwendertools und Lösungen, die eine schnelle und fehlerfreie Postrückläuferbearbeitung gewährleisten.

Digitale Postrückläuferbearbeitung

Digitalisierung des Prozesses

Der erhebliche Aufwand an Ressourcen und der Wunsch nach Wettbewerbsvorteilen bewegt in nahezu allen Branchen die Unternehmen, Arbeitsabläufe zu digitalisieren.

Je größer das Postrückläufer-Aufkommen ist, desto häufiger haben Unternehmen schon etwas unternommen. Dabei stellen wir in vielen Projekt- und Beratungsterminen immer wieder fest: Der bisherige Ansatz hat stets den schnellen Prozessablauf des Postrückläufers im Fokus. Den besonderen Notwendigkeiten aus Sicht des Vertriebs, der Fachbereiche oder des Forderungsmanagements wird nur teilweise Aufmerksamkeit geschenkt – ein großes Potenzial für Wettbewerbsvorteile.

Unterstützende Software und IT-Dienstleistungen

Wir unterstützen und entwickeln gemeinsam mit branchenspezifischen Softwareherstellern Lösungen und Prozesse, die unsere Informationsdienste einbeziehen. Diese Partnerschaften pflegen wir – um Ihnen stets die beste gemeinsam entwickelte Lösung zu bieten.

Automatisierte Postrückläuferbearbeitung

Ihre Herausforderung im digitalen Zeitalter

Alle bisher beschriebenen Postrückläuferlösungen verschenken wertvolles Potenzial – denn sie nutzen die heute bereits bestehenden technischen Möglichkeiten nicht vollständig. Da PRL-Prozesse sich auf fast alle Formen der Kundenbeziehung auswirken, entstehen daraus unterschiedliche Folgeaufgaben. Diese werden heute noch sehr stark mit größeren Personalressourcen erledigt. Viele große Unternehmen arbeiten jedoch an der Digitalisierung und setzen bereits automatisierte Lösungen ein. Bei unserer Betrachtung der Postrückläuferbearbeitung fokussieren wir uns auf zwei Hauptthemen: Kundenbeziehung und Forderungsmanagement. Dabei gibt es auch bei bestehenden guten Lösungen immer noch Potenzial für Verbesserungen.

Im Fokus stehen dabei

Nutzung aller internen Informationen und Kommunikationskanäle
Maximale Reduzierung der manuellen Folgeaufgaben in der Sachbearbeitung
Einbeziehung der Vorgaben und Besonderheiten der einzelnen Sachgebiete
Identifizierung von Prozessfehlern mit Präventivlösungen
Genauere Identifizierung der gesuchten Kunden und Vervollständigung der Daten
Intelligente Adressermittlung mit geringeren Kosten, auch bei Mehrfachumzügen
Offene Forderungen infolge unbekannt verzogener Kunden maximal reduzieren
Aktive Kundenrückgewinnung

Sie profitieren davon gleich zweifach: zum einen mit maximaler Ressourcen-Einsparung, zum anderen mit neuen Möglichkeiten zur Kundenrückgewinnung und zum Trigger-Based Marketing.

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